StaffDeck ist da: die Mitarbeiter-App für alle, die nicht am Schreibtisch sitzen

Es ist so weit: StaffDeck ist da! Nach vielen Monaten Entwicklung und unzähligen Testrunden steht unsere Mitarbeiter-App ab sofort im App Store und bei Google Play bereit. Wir sind, ehrlich gesagt, ziemlich stolz. StaffDeck ist die App für alle, die nicht am Schreibtisch sitzen, und damit für einen großen Teil der Menschen, die Unternehmen jeden Tag am Laufen halten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum wir StaffDeck gebaut haben, was die App kann und wie Sie mit Ihrem Team starten.

Inhaltsverzeichnis

• Warum wir StaffDeck gebaut haben
• Alles an einem Ort
• Ein Messenger, der Ihnen gehört
• In wenigen Minuten startklar
• Einmal pflegen genügt
• Datenschutz, Hosting und ein offenes Wort
• Die ersten Betriebe sind schon dabei
• Faire und transparente Preise
• Jetzt loslegen
• Häufig gestellte Fragen

Warum wir StaffDeck gebaut haben

In vielen Betrieben hat die Hälfte der Belegschaft kein Firmenpostfach. Die Menschen arbeiten in der Werkstatt, in der Halle, auf Tour, in der Filiale oder im Schichtdienst. Informationen erreichen sie über den Aushang am Schwarzen Brett, über Zurufe oder über private Messenger-Gruppen, die niemand verwaltet.

Ein Aushang erreicht nur die, die daran vorbeilaufen. Ein Telefon dagegen hat fast jeder dabei. Genau dort setzt StaffDeck an: Wichtige Informationen kommen als Push-Nachricht auf dem Handy an, Formulare werden digital ausgefüllt statt auf Papier, und der kurze Draht zum Team läuft über einen Chat, der dem Unternehmen gehört.

Ob Handwerk, Bau, Logistik, Pflege, Einzelhandel, Gastronomie oder soziale Träger: StaffDeck ist für Betriebe gemacht, deren Leute unterwegs sind. Wie das in einzelnen Branchen aussieht, zeigen wir auf staffdeck.app/branchen.

Alles an einem Ort

StaffDeck bündelt, was bisher über Aushang, E-Mail, Telefonkette und Zettelwirtschaft verteilt war. Sie entscheiden selbst, welche Bereiche sichtbar sind. Chat, Vault, Aufgaben, Veranstaltungen, Kalender, Reaktionen und Kommentare lassen sich einzeln zuschalten.

• News: Beiträge mit Titelbild, Bildergalerie und Anhängen, direkt im Handy geschrieben und auf Wunsch vorgeplant. Beim Veröffentlichen geht ein Push an alle.
• Nachrichten und Umfragen: Gezielt an Gruppen oder einzelne Personen, mit Lesebestätigung und Umfragen zum Antippen.
• Meldungen: Krankmeldung, Urlaubsantrag oder Schadensmeldung. Die Formulare bauen Sie im Baukasten selbst zusammen, ganz ohne Programmierung. Jede Meldung hat einen Status, den die meldende Person jederzeit sieht. Fotos lassen sich direkt anhängen, und für sensible Themen sind anonyme Meldungen möglich.
• Dokumente und Wissen: Handbücher, Richtlinien und Betriebsanweisungen in Ordnern mit Gruppenrechten. Die Suche findet auch Text innerhalb von PDFs.
• Aufgaben: Zuweisen, mit Fälligkeit und Priorität versehen und als Checkliste abhaken.
• Veranstaltungen: Vom Betriebsfest bis zur Pflichtunterweisung. Mit Platzkontingent, einer Warteliste, die automatisch nachrückt, und einem QR-Ticket, das nach dem ersten Öffnen auch im Funkloch funktioniert. Am Eingang zeigt der Scanner sofort, ob ein Ticket gültig ist.
• Kontakte und Profile: Ein Verzeichnis mit Position, Abteilung und Standort, die Durchwahl ist nur einen Tipp entfernt. Geburtstage erscheinen auf der Startseite.
• Ankündigungen: Ein Banner auf der Startseite, das für einen festgelegten Zeitraum niemand übersieht.

Wer welche Inhalte sieht und verwalten darf, regeln dreizehn Berechtigungen, die an Gruppen und an einzelnen Personen hängen. Die komplette Übersicht finden Sie auf staffdeck.app/features.

Ein Messenger, der Ihnen gehört

Auf eine Funktion freuen wir uns besonders: den Chat. Bisher lief die schnelle Abstimmung im Team oft über private Messenger. Das funktioniert, bis jemand das Unternehmen verlässt, eine Gruppe aus dem Ruder läuft oder private Handynummern die Runde machen. In StaffDeck chatten Ihre Mitarbeitenden zu zweit oder in Gruppen mit bis zu 256 Personen. Die Kontakte kommen aus dem Mitarbeiterverzeichnis, private Nummern braucht niemand.

Der Chat ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Ver- und entschlüsselt wird auf dem Gerät, unser Server speichert nur Chiffretext. Das gilt auch für Fotos, Sprachnachrichten und geteilte Standorte. Antworten mit Zitat, Emoji-Reaktionen und Lesebestätigungen sind selbstverständlich dabei. Verschlüsselungs-Passwort und Wiederherstellungs-Code bleiben beim Benutzer. Eine Hintertür gibt es nicht, auch nicht für uns.

Auf derselben Verschlüsselung baut der Vault auf: ein persönlicher Notizblock für Zugangsdaten, Codes und Vertrauliches. Einzelne Notizen lassen sich gezielt mit Kolleginnen und Kollegen teilen.

In wenigen Minuten startklar

Wir wollten, dass der Start so leicht wie möglich fällt. Ihre Mitarbeitenden laden die StaffDeck-App aus dem Store, geben einmal Ihre Kundenreferenz ein und sehen ab diesem Moment Ihren Namen, Ihr Logo und Ihre Farben. Ihre Hausfarbe zieht sich durch die ganze App, auch im Dark Mode. Es gibt keinen eigenen Build und keine Store-Freigabe, auf die Sie warten müssen.

Bei der Anmeldung haben wir besonders an alle gedacht, die keine Firmen-E-Mail-Adresse haben:

• Einladung per E-Mail: mit Zugangsdaten und Download-Links.
• Anmeldung mit Personalnummer: Wer keine E-Mail-Adresse hat, braucht trotzdem keine Sonderlösung.
• Startpasswort von der Verwaltung: Beim ersten Login vergibt jeder sein eigenes Passwort.
• Kurze Tour: Beim ersten Öffnen stellt sich die App selbst vor, und die Tour lässt sich jederzeit wieder aufrufen.

Verwaltet wird direkt im Handy, ein Rechner ist dafür nicht nötig. Wer lieber am großen Bildschirm arbeitet, nutzt die Webversion im Browser mit denselben Inhalten. Und wer statt der StaffDeck-App eine eigene App unter dem eigenen Namen möchte, mit eigenem Symbol und eigenem Startbildschirm, bekommt sie als Zusatzoption. Wir veröffentlichen sie im App Store und bei Google Play, auf Wunsch auch unlisted. Verbesserungen kommen übrigens als Update direkt in die App, ohne Umweg über den Store.

Einmal pflegen genügt

Kein Betrieb fängt bei null an. Deshalb holt StaffDeck Inhalte aus Systemen, die Sie bereits nutzen, statt sie ein zweites Mal eintragen zu lassen:

• NextCloud und WebDAV: Ordner und Dateien erscheinen in den Dokumenten. Schlagworte in NextCloud steuern, welche Gruppe was sieht.
• CalDAV: Termine landen im Kalender, Serientermine werden aufgelöst.
• RSS: Externe Feeds werden automatisch zu News.
• Ping-API: Monitoring, Kassensystem, Zeiterfassung oder Warenwirtschaft schicken Kurznachrichten direkt in die App.
• E-Mail-Eingang: News, Meldungen, Events und Dateien lassen sich per E-Mail einreichen.

Datenschutz, Hosting und ein offenes Wort

Wir betreiben StaffDeck beim Hoster Uberspace in Mainz, die Server stehen in Deutschland. Jede App ist ein eigener Mandant, und die Trennung wird bei jedem einzelnen Zugriff auf dem Server erzwungen. Bilder und Downloads sind nur über signierte, zeitlich begrenzte Adressen erreichbar. Wenn Sie StaffDeck lieber im eigenen Rechenzentrum betreiben möchten, ist das als Vertragsoption vorgesehen.

Besonders wichtig ist uns Ehrlichkeit. Auf unserer Sicherheitsseite steht nicht nur, was StaffDeck schützt, sondern auch, was wir heute nicht bieten, etwa Single Sign-on oder eine Zertifizierung. Wir halten das für die nützlichere Information, bevor Sie sich entscheiden.

Die ersten Betriebe sind schon dabei

Besonders schön ist für uns, dass StaffDeck bereits im echten Alltag läuft. Mennigmann Garten- und Landschaftsbau aus Hamm erreicht seine über 150 Mitarbeitenden auf den Baustellen im Ruhrgebiet und im Münsterland über die App. Neuigkeiten, kurzfristige Einsätze im Winterdienst und Meldungen laufen über das Handy statt über Aushang und Telefonkette.

„Unsere Leute stehen morgens auf der Baustelle, nicht am Schreibtisch. Seit wir StaffDeck haben, kommt eine Information bei allen an, ohne dass ich eine Telefonkette starten muss.“

Sebastian Mennigmann, Geschäftsführer

Auch das Rennteam Eifelkind Racing setzt auf StaffDeck: Zeitplan, Fahrerbriefing und Zusagen für das Rennwochenende am Nürburgring stehen in der App, mit Logo und Farben des Teams. Beide Geschichten lesen Sie ausführlich unter staffdeck.app/referenzen.

Faire und transparente Preise

Bei den Preisen machen wir es einfach: Sie zahlen einen monatlichen Preis, der sich nach der Zahl Ihrer Mitarbeitenden richtet. Alle Bereiche der App sind enthalten, ebenso Ihr Branding, die Webversion, Push-Nachrichten, die Anbindungen und zwei Gigabyte Speicher. Je größer Ihr Team, desto günstiger wird es pro Kopf. Was StaffDeck für Ihren Betrieb kostet, zeigt der Preisrechner auf staffdeck.app/preise auf einen Blick.

Schulen, Hochschulen und anerkannt gemeinnützige Organisationen erhalten 25 Prozent Rabatt auf alle laufenden Posten. Die eigene App im Store gibt es als Zusatz für 250 Euro im Monat. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.

Jetzt loslegen

Sie möchten sehen, wie StaffDeck in Ihrem Betrieb aussehen würde? Dann buchen Sie auf staffdeck.app eine persönliche Demo. Wir zeigen Ihnen die App, beantworten Ihre Fragen und rechnen gemeinsam durch, was zu Ihrer Größe passt. Natürlich erreichen Sie uns auch per E-Mail an [email protected].

Die App selbst finden Sie im App Store und bei Google Play, alle Anleitungen in der Dokumentation.

Wir freuen uns riesig auf alles, was jetzt kommt: auf Ihre Fragen, Ihr Feedback und vor allem auf die vielen Teams, die ab heute endlich alle erreichen. Auch die ohne Schreibtisch.

Häufig gestellte Fragen